顧客管理システムで「入力支援ツール」はなぜ必要なのか

業務での顧客情報登録やWebサービスの入力フォーム等で、入力の負担を軽減し、間違い登録を減らす役割を果たしているのが「入力支援ツール（入力補助機能）」です。
当社（日本ソフト販売）では、創業以来多くの製品やサービスを通じて「入力支援」の仕組みを提供しています。
脇役の目立たない存在でありながら、究極的には、データ活用の成否にも関わる重要性を秘めている「入力支援ツール」。今回は、顧客（取引先）データベース周りの入力支援ツールにスポットを当て、その意外に大きな役割について紹介します。

入力支援ツールとは

入力支援ツールの役割と重要性

企業は、営業やマーケティング活動を進める上で社内システムに顧客情報を入力し、モノを購入したりサービスを利用する際には取引先情報を登録します。ECサイトや問い合わせ・資料請求など、お客様がWebの入力フォームに情報を入力する場面も増え続けています。

入力支援ツールの直接的な役割は、そうした入力場面で利用者の負担を軽減し、入力作業を効率化することです。入力にかかる時間や人員を減らし、コスト削減につながります。また、Webサイトの入力フォームの場合は、エラーや再入力のストレスによるお客様の離脱を防ぐ役割も果たします。

そして最も重要なのは、入力支援ツールを使って入力することにより、正確な情報を入力でき、利用者によってバラバラになりがちな入力ルールの統一が図れる点です。正確な情報で顧客情報を管理することにより、データ整備（データクレンジング・名寄せ）にかかる負担を軽減し、ダイレクトメールや商品の誤配送防止にもつながります。

さらに、データ分析によるマーケティングやDXについても、正確な情報がなければ有効なインサイトは得られず、成果に結びつけることは難しくなります。「活用できるデータ」を構築する上でも、入力支援ツールは最前線ではたらく重要なツールであるといえます。

入力支援ツールにはどんなものがある？

入力支援ツールは、企業が日々の業務で使用している各種システム（CRM、SFA、ERP、会計ツールなど）で、入力作業をなるべく簡単にできるようサポートしています。

顧客（取引先）登録・管理に関わる入力支援ツールには、一般的に以下のような機能があります。

【表1】広く普及している入力支援ツールの例

ツールの種類	機能
住所の自動入力	郵便番号から住所（一部）を自動入力する
フリガナの自動入力	氏名や会社名の入力と同時に、フリガナを自動入力する
入力内容のチェック	入力不備があると背景枠を色付きでアラート表示する、入力例・注意点のガイドを表示するなど、各種チェック機能
外部アカウント連携	大手ポータルサイト・検索エンジン・SNS等と連携することで新規登録を不要にする機能（ECサイトなどWebサービスで近年利用が広がっている）

一方、当社（日本ソフト販売）の入力支援ツールは、住所の自動入力機能が複数あることや、各種辞書による多彩な入力アシスト機能が特長です。

【表2】日本ソフト販売で提供可能な入力支援ツールの例

ツールの種類	機能
住所の自動入力	・電話番号から名称と住所（番地まで）を自動入力する ・電話番号の市外局番から住所（一部）を自動入力する ・郵便番号から住所（一部）を自動入力する
住所の選択入力	・電話番号から住所の候補を表示し、入力をアシストする ・郵便番号から住所の候補を表示し、入力をアシストする
氏名辞書による入力	カナ氏名から漢字氏名の候補を表示して入力をアシストする
フリガナの自動入力	氏名や会社名の入力時に、フリガナを自動入力する
入力内容のチェック	手入力された住所の自動チェック機能（誤りがあると背景を赤枠でアラート表示）など
名称・住所から電話番号を入力	名称と住所から電話番号の候補を表示し、入力をアシストする

入力支援ツールの導入例とその効果

企業の各種システム・サービスで

当社では、全国の電話帳を忠実にデータ化した電話帳データベース（名称・電話番号・住所データベース）を製造しています。この電話帳データベースを企業の各種システムやサービスへ組み込むことで、入力支援の機能を実現しています。
郵便番号から住所の一部を自動入力する一般的によくある機能はもちろん、電話帳データをベースとしているため、電話番号から「番地までの住所」や「名称」を自動表示することが可能です。
電話帳データに登録がない場合には局番辞書がはたらき、表示された住所の候補から選択して入力することができます。また、名字と名前をそれぞれ入力する際に候補の一覧を表示して選択入力ができるため、漢字の変換もスムーズかつ正確におこなえます。

当社では電話帳データベースを毎月更新して、常に鮮度の高い情報を提供しています。
システムに組み込んだ電話帳データベースや各種辞書（住所辞書、郵便番号辞書、局番辞書、氏名辞書など）を定期的に更新することで、入力データの鮮度・精度を保つことができます。また、運用しながら 登録ルールが統一された顧客データを蓄積できる点も入力支援ツールを導入するメリットといえます。

注文、予約、問い合わせ等の受付業務で

電話による注文や予約、問い合わせなど、迅速な対応が求められる受付業務全般においても、入力支援ツールが役立っています。
たとえば、通販の受付やコールセンター等でよく使われるCTIシステムでは、既存のお客様からの電話着信時には 顧客データベースから情報を呼び出してコンピューター画面にポップアップ表示します。
この場合、新規のお客様からの着信は一からの登録作業となってしまいますが、電話帳データベースとCTIシステムを連携させると、新規のお客様でも 着信と同時に顧客情報（名前、住所、電話番号）を画面に表示させることが可能になります。
着信した番号がデータベースに登録がない場合でも、郵便番号や局番など辞書類のはたらきで、登録作業の負担を軽減し、入力ミスを減らすことができます。

ECサイトの注文入力やウェブ入力フォームで

当社では、これまで大手百貨店・通販システムをはじめ、金融・物流など各業界で数多くのシステム開発を手がけてきており、その技術と経験を集約したECサイト構築サービスも提供しています。これらのシステムに電話帳データベースや各種辞書を組み込むことにより、お客様の顧客情報入力時やバックオフィスでの入力作業を省力化し、入力ミスの防止や住所表記の統一が図れます。
また、当社では、ウェブAPIによる入力支援ツールも提供しており、電話番号や郵便番号をもとに住所を自動入力する機能が簡単にホームページに導入できます。
このように、注文入力やお問い合わせなどでのお客様の入力を支援することにより、登録ミスを減らすとともに、ユーザビリティを格段に向上することができます。

【まとめ】「入力支援 ✕ データ整備」で実現するデータマネジメント

AIなどのデジタルツールを駆使して、膨大な顧客データの分析結果から緻密で即時性のあるマーケティングをおこなう現在、企業は自社の顧客データベースの品質を「いつでも有効に活用できる状態」にしておく必要があります。

では、なるべくコストを抑えて効率的にデータ品質を保つためには何が重要なのでしょうか。
それは「入力」というデータの入口（発生場所）で、より正確なデータを作り出すことです。各種システムでの入力時点で「誤入力」や「表記のゆれ」「重複」等のデータの不整合を排除することが、顧客データ自体の精度はもちろん、その先にあるマーケティングの精度を高めるための近道、といえます。

ただ、すでにデータ品質に不安が生じてしまっている場合は、まずデータ整備（データクレンジング・名寄せ※）を実施してデータををきれいに整える必要があります。
そしてデータのきれいな状態から「ルールに則った正確な入力」の徹底によるデータ品質の維持・向上を、入力支援ツールを駆使しながら実践していきます。

※参考：日本ソフト販売のデータクレンジング・名寄せサービス「Valu∞（バリューインフィニティ）」

当社は「入力支援」と「データ整備」により、企業のデータマネジメントをトータルでサポートしています。